Job Description
À propos du poste : Le chargé de projets commerciaux principal, Immobilisations et installations occupe un rôle d’envergure nationale qui a pour responsabilité de superviser et de gérer, comme on le lui attribue, des projets commerciaux d’immobilisations et d’installations à plusieurs volets et des programmes d’entretien dans divers sites commerciaux d’un bout à l’autre du Canada. La personne qui occupe ce rôle est responsable de livrer de bout en bout des objectifs de projets et de programmes, de garantir la qualité et l’amélioration des processus, de gérer les échéanciers des éléments livrables et de s’assurer que les normes de service à valeur ajoutée soient respectées. Principales responsabilités : Gestion de projets : Collaborer étroitement avec l’équipe des opérations commerciales pour coordonner les projets de manière à ce qu’ils soient organisés et entraînent le moins de perturbations possible pour les occupants commerciaux. Définir la portée des travaux, établir les budgets des projets et obtenir les documents d’approbation nécessaires. Gérer activement tous les projets attribués pour s’assurer que tout est livré en respectant les échéances, le budget et les normes de qualité requises. S’occuper de trouver tous les sous-traitants, professionnels de métier et entrepreneurs, de négocier avec eux et de les embaucher, et d’établir des partenariats avec des fournisseurs clés. Planifier, diriger, coordonner et exécuter tous les aspects des projets attribués, notamment en agissant à titre d’agent de liaison avec les gestionnaires d’actifs et en traitant les demandes d’immobilisations liées aux travaux de propriétaire bailleur et d’améliorations pour les occupants pour les actifs en question. S’assurer que tous les processus liés aux projets sont gérés de façon rentable. Gérer les ressources internes et externes pour atteindre les objectifs des projets. Maintenir la conformité des processus et procédures d’exploitation du département. Réaliser des examens documentés à intervalles réguliers et présenter des mises à jour aux parties prenantes des projets. Analyser les dommages, accidents ou délais survenant sur les sites des projets et prendre des mesures correctives au besoin. Préparer des recommandations pour l’approbation des projets, conformément à la délégation de pouvoir. Assurer la liaison avec les représentants de la ville et les autres parties prenantes (inspecteurs en bâtiments, responsables des normes des propriétés, compagnies d’assurance), au besoin. Agir à titre de responsable de tous les projets d’immobilisations à exécuter dans les délais prévus au sein du portefeuille national de projets commerciaux, en respectant les attentes des parties prenantes et en mettant spécialement l’accent sur les initiatives clés. Soutenir les initiatives de durabilité organisationnelle afin de favoriser l’adoption de pratiques et de comportements écoénergétiques dans l’ensemble de l’organisation, dans le but de réaliser des économies, de contribuer à la protection de l’environnement et de renforcer davantage la réputation d’Hazelview à titre de chef de file national dans la gestion durable des propriétés. Venir en aide à l’équipe de développement durable au besoin, notamment, sans s’y limiter, en créant des plans de gestion de l’énergie, en gérant les programmes/incitatifs de mise à niveau et en planifiant des vérifications. Assurer la liaison avec l’équipe interne des immobilisations d’Hazelview afin de favoriser la réussite de la mise en œuvre des projets. S’acquitter d’autres tâches et demandes de gestion de projets, comme demandé. Gestion des immobilisations : Travailler en étroite collaboration avec le vice-président principal, Secteur commercial, ainsi que les gestionnaires de l’immobilier commercial, afin de recommander une stratégie d’exécution pour les projets d’immobilisations à venir. Lorsque nécessaire, fournir des rapports sur les flux de trésorerie, des analyses d’écarts de budget/de projet, etc., à diverses parties prenantes internes et externes. Mettre à jour les feuilles de suivi des projets d’immobilisations, au besoin. Définir les budgets annuels d’immobilisations et d’exploitation pour les projets associés au portefeuille attribué. Évaluer tous les aspects de la planification des infrastructures et classer les travaux nécessaires selon un ordre de priorité approprié. Mettre en œuvre une amélioration continue et des initiatives de réduction des coûts. Assurer la liaison avec l’équipe des opérations commerciales pour faire en sorte que les problèmes techniques soient résolus correctement et rapidement. Participer à la diligence raisonnable du service des acquisitions, notamment la préparation d’un plan d’immobilisations et la coordination de rapports de tiers, au besoin. Agir comme responsable de la planification, de l’organisation, de la proposition et de la mise en œuvre des budgets d’immobilisations pour une perspective de 1 à 10 ans au sein du portefeuille géré. S’assurer que tous les processus actuels du service sont exécutés dans les délais prévus et de manière efficace pour la gestion du portefeuille et régler tous les préoccupations ou problèmes soulevés avec les parties prenantes internes ou externes, le cas échéant. Assurer la liaison avec l’équipe interne des immobilisations d’Hazelview pour mettre en œuvre et tenir à jour les processus d’immobilisations. Gestion des contrats et de l’approvisionnement Agir à titre de responsable de l’approvisionnement normalisé et de la définition de l’étendue des programmes de gestion des contrats. Négocier les exigences contractuelles, formuler des recommandations au sujet de la sélection, et gérer la mise en œuvre et le respect des engagements contractuels afin de réduire les dépenses au minimum tout en améliorant la performance des édifices, l’efficacité, et la satisfaction des résidents. Assurer la liaison avec le directeur des installations du bureau de soutien de HPSI afin de garantir que les contrats respectent les normes minimales de performance d’Hazelview. Réaliser des vérifications des principaux systèmes de bâtiments et mettre en place des programmes d’entretien. Veiller à la coordination rapide et efficace avec les unités fonctionnelles pour l’approvisionnement en biens et en services. Mettre au point des vérifications des principaux systèmes de bâtiments et mettre en place à la fois des programmes d’entretien préventif et des programmes d’entretien régulier, afin de garantir la satisfaction des occupants, la sécurité des employés et occupants, une expérience client exceptionnelle et la protection et la valeur à long terme des actifs de l’entreprise. Interagir avec les fournisseurs pour négocier des tarifs et modalités favorables, préserver le contrôle de la qualité et favoriser l’efficacité de l’approvisionnement afin de respecter les échéances. Gérer les relations avec les fournisseurs et entretenir les relations commerciales avec les clients internes et externes de façon continue. Gérer, analyser et vérifier les contrats associés aux programmes pour s’assurer que les normes sont respectées. Définir et surveiller des mesures clés en matière d’approvisionnement et produire des rapports sur celles-ci. Définir la portée des travaux et les budgets pour tous les contrats de service connexes. Exigences liées au poste : Formation et expérience : Formation postsecondaire en commerce, en génie, en gestion de projets, en architecture, en gestion de la construction ou dans une discipline connexe. De 5 à 8 ans d’expérience en gestion de projets (obligatoire), y compris un minimum de 3 ans d’expérience en gestion de projets d’édifices commerciaux. Avoir fait ses preuves dans l’établissement et l’entretien de relations de travail efficaces et d’une crédibilité auprès des parties internes comme externes. Solide connaissance des professions liées aux installations, notamment la plomberie, l’électricité, la mécanique et les systèmes CVAC. Solides connaissance de tous les systèmes liés aux bâtiments, y compris les infrastructures et les terrains. Connaissance des règlements, codes et exigences législatives pertinents. Un titre de PMP, FMP ou CFM serait considéré comme un atout. Déplacements : Souplesse nécessaire pour se déplacer dans le territoire du portefeuille national attribué. Qualifications : Compétences supérieures en matière d’organisation et de gestion du temps et capacité à gérer plusieurs tâches à la fois/établir les priorités tout en travaillant selon des échéances serrées et en respectant plusieurs échéances. Solides compétences en analyse et en pensée critique afin de pouvoir fournir de la rétroaction utile aux membres de la direction de l’entreprise. Capacité à utiliser les ressources internes et externes pour atteindre les objectifs établis et/ou mener les projets à terme. Attitude professionnelle combinée à d’excellentes aptitudes en communication écrite et orale. Degré élevé et reconnu d’intégrité, de diplomatie, de discrétion et de confidentialité. Capacité à écouter attentivement, à bien comprendre et à intervenir adéquatement. Capacité à travailler et à agir de manière autonome en faisant preuve de jugement lors de l’évaluation des situations difficiles. Capacité à garder son calme et sa concentration dans des situations stressantes. Personne motivée et proactive qui a un grand sens de l’initiative et dont la démarche est axée sur les objectifs et les résultats. Personne faisant preuve de souplesse et d’une attitude avenante, prête à relever des défis et consciente que toute tâche a son importance. Excellentes aptitudes en résolution de problèmes. La maîtrise de l’anglais est nécessaire, étant donné que la personne qui occupe ce rôle communique avec des parties prenantes à l’interne et à l’externe à l’échelle nationale. La maîtrise d’autres langues est considérée comme un atout. Capacité à se faire activement le défenseur de la diversité, de l’égalité et de l’inclusion pour créer un sentiment d’appartenance en milieu de travail. À propos de l’entreprise : Chez Propriétés Hazelview, nous croyons que les logements sont bien plus que de la brique et du mortier — ils sont une expérience. Vision : « Nous créons de la valeur pour les gens et les lieux. » Nos valeurs fondamentales : Confiance Ambition Collaboration Esprit entrepreneurial S’amuser Propriétés Hazelview est un employeur qui adhère à des politiques d’inclusion et d’égalité d’accès à l’emploi. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation en raison d’une invalidité pour prendre part à toute étape du processus de recrutement ou pour vous acquitter des fonctions essentielles de votre emploi, veuillez nous écrire par courriel. Nous collaborerons avec vous pour répondre à vos besoins, le tout conformément aux lois et règlements en vigueur. Les renseignements liés aux besoins en matière de mesures d’adaptation seront traités de manière confidentielle. Notre vision en matière de développement durable est de contribuer à ce que les collectivités où nous exerçons nos activités soient heureuses, saines et épanouies. Nous sommes conscients qu’il incombe à Hazelview de créer un environnement inclusif qui respecte la dignité et la diversité de tous les membres d’équipe. Pour en apprendre davantage, veuillez visiter le lien ci-dessous : About the Position: The Senior Commercial Project Manager, Capital & Facilities is a national role expected to oversee and manage, as assigned, multi-faceted commercial capital projects and facilities maintenance programs across commercial sites in Canada. This position is responsible for the end-to end delivery of project /program objectives, ensure quality and process improvements, deliverable timelines, and value-added service are met. Key Responsibilities: Project Management: Work closely with the Commercial Operations team to coordinate an organized, least disruptive impact of projects to commercial tenants. Define scope of work, project budgets and obtain required approval documentation. Actively manage all assigned projects to ensure delivered on schedule, within budget and to required quality specifications. Responsible for sourcing, negotiating, and hiring all consultants, trades and contractors and building partnerships with key vendors. Plan, direct, co-ordinate and execute all aspects of assigned projects, including liaising with asset managers and processing LLW/TI related capital requests on respective assets. Ensure the cost-effective management of all processes related to the projects. Manage internal and external resources to achieve project objectives. Maintain compliance of departmental operating processes & procedures Perform regular documented reviews and issue updates to project stakeholders. Investigate damage, accidents or delays at project sites and take corrective action as required. Prepare project approval recommendations, in accordance with delegation of authority. Liaise with City officials and other stakeholders (buildings inspectors, property standards, insurance) as required. Accountable for all Capital Projects to be executed timely within the national commercial portfolio as per stakeholder expectations, with special focus on key initiatives. Support organizational sustainability initiatives to foster energy efficient practices and behaviours throughout the organization to achieve savings, contribute to environmental protection and further advance Hazelview’s reputation as a national sustainability property management leader. Support sustainability team where required including but not limited to, building energy management plans, managing retrofit programs/incentives, and scheduling audits. Liaise with the Hazelview internal Capital team to assist with the successful implementation of projects. Other duties and project management assignments as directed. Capital Management: Work closely with the Senior Vice President, Commercial as well as CREMs to recommend execution strategy for upcoming capital projects. Provide reporting as required for cash flow, budget/project variance analysis, etc., to various internal and external stakeholders. Update Capital project tracking sheets as required. Annual development of project capital and operating budgets for assigned portfolio. Assess all aspects of infrastructure planning and apply appropriate prioritization to required work. Continuously improve/cost reduction initiatives. Liaise with Commercial Operations team to ensure technical issues are resolved appropriately and in a timely fashion. Participate in Acquisition due diligence, including preparation of a capital plan and coordinating third party reports, as needed. Accountable for all Capital budgeting to be planned, organized, proposed, and executed for a 1-10 Year outlook within managed portfolio. Accountable to ensure that all current department processes are being executed in a timely and efficient way within managing portfolio and address all concerns/issues with internal/external stakeholders as required. Liase with the Hazelview internal Capital team to implement and maintain capital processes. Procurement/Contract Management Responsible for the standardized procurement and defining scopes within contract management programs. Negotiate contractual requirements, make selection recommendations, manage implementation and adherence to contractual commitments to minimize expense while improving building performance, efficiencies, and resident satisfaction. Liase with HPSI Support Office Facilities Manager to ensure contracts meet Hazelview minimum performance standards. Perform core building system audits and put in place maintenance programs. Ensures effective and timely coordination with business units in procuring goods and services. Develop core building system audits and implement both preventative and regular maintenance programs to ensure tenant satisfaction, employee/tenant safety, enhanced customer experience and the long-term protection and value of company assets. Interact with suppliers to negotiate favourable pricing and terms, maintain quality control and drive supply performance to meet deadlines. Manage vendor relationships and maintain business relationships with internal and external customers on an ongoing basis. Manage, analyze and audit program contracts to ensure performance standards are being met. Develop, track and report on key procurement metrics. Define scope of work and budgets for all related service contracts. Job Requirements: Education and Experience: Post-secondary education in Business, Engineering, Project Management, Architecture, Construction Management or a related discipline 5-8 years project management experience is required, including a minimum of 3 years’ experience managing commercial building projects. Proven track record in building and maintaining effective working relationships and credibility with both internal and external parties. Strong knowledge of facility trades including Plumbing, Electrical, Mechanical and HVAC. Strong knowledge of all building related systems including infrastructure and grounds. Knowledge of relevant regulations, code and legislative requirements. PMP, FMP or CFM would be considered an asset. Travel: Flexibility to travel within assigned National portfolio required. Qualifications: Superior organizational and time management skills in order to multi-task/prioritize and work under tight timelines and meet multiple deadlines. Strong analytical and critical thinking skills to provide valuable input to the corporate direction. Ability to utilize internal and external resources to achieve set objectives and/or complete projects. A professional demeanor, coupled with strong written and verbal communication skills. A demonstrated high degree of integrity, diplomacy, discretion and confidentiality. Ability to accurately listen, understand and respond appropriately. Ability to work and act independently using good judgment when assessing difficult situations. Ability to remain calm and focused in high pressure situations. Self-motivated individual who is proactive, takes initiative, goal and results oriented. Flexible with a “can-do” and “no task is too big or too small” attitude. Excellent problem-solving capabilities. English is required as this role supports internal and external stakeholders nationally. Ability to speak other languages is considered an asset. Actively championing diversity, equity and inclusion to create an environment of belonging. About the Company: At Hazelview Properties we believe that apartments are more than bricks and mortar - they are an experience. Vision: “We create value for people and places”. Our Core Values: Trust Ambition Collaboration Ownership Mindset Having Fun Hazelview Property Services Inc. is an inclusive and equal opportunity employer. If you require an accommodation to participate in any aspect of the recruitment process or to perform essential job functions, please let us know. We will work with you to accommodate your needs and in accordance with all applicable legislation. Information related to accommodation requirements will be addressed confidentially. Our vision for sustainability is to foster happy, healthy, thriving communities where we operate. We recognize that it is the responsibility of Hazelview to create an inclusive environment that respects the dignity and diversity of all team members. To learn more, please visit the following link: