Job Description
Nous sommes à la recherche d’un ou d’une secrétaire administrative au service de l’approvisionnement pour un poste temporaire d’une durée indéterminée.AdmissibilitéDiplôme détudes collégiales (DEC) en techniques de bureau ou l’équivalent.Trois années dexpérience pertinente à un poste de secrétariat ou l’équivalent.Profil recherchéExcellente connaissance du français parlé et écrit, connaissance fonctionnelle de langlais parlé et écritAptitudes à la communication et aux relations interpersonnellesSens de lorganisation et de la planificationGestion des prioritésHabilité à travailler sur plusieurs dossiers simultanémentConnaissances des divers logiciels et équipements bureautiques.Exemples de tâches et responsabilitésAssiste son supérieur dans lensemble de ses fonctions.Traite la correspondance reçue, rédige et signe la correspondance dordre général, assemble la documentation nécessaire au personnel de lunité pour le traitement des dossiers.Participe à la coordination et au suivi des différents dossiers traités au sein de l’unité et suggère des méthodes de fonctionnement.Assure le suivi et la compilation des relevés d’assiduité du personnel, complète ou prépare les formulaires relatifs aux vacances, maladie, demandes de remboursement ou autres documents relatifs à la gestion du personnel.Exécute la réception, le filtrage et lacheminement du courrier, des appels téléphoniques, des courriels et des visiteurs.Fixe ou déplace les rendez-vous du supérieur selon les priorités, lui rappelle les dates de ses réunions et prépare la documentation requise, confirme sa présence à des réunions ou propose un remplaçant au besoin. Fait des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport, hébergement, avance de fonds, etc.).Recueille les données nécessaires à la préparation ou à la révision des réquisitions et budgets, et sassure de la disponibilité des crédits; procède à la vérification et au paiement de factures, à des transferts budgétaires et au suivi du budget dans le système financier.Procède aux commandes et à la gestion des fournitures de bureau.Effectue le classement, le déclassement annuel et la gestion documentaire des documents de l’unité administrative.Assiste à des réunions, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant lesprit des discussions et des décisions intervenues.Assure la transmission dinformations relatives aux politiques, procédures, lois et règlements régissant les activités des unités administratives.Rédige ou participe à la rédaction de recommandations pour la direction et le conseil d’administration.Effectue la révision finale des documents émis par le personnel de l’unité afin de sassurer de la qualité de la présentation, de labsence derreurs grammaticales, dorthographe ou autre. Assure, au besoin, la mise à jour de documents et renseignements dans l’Intranet et l’Internet.Joignez les rangs de cette entreprise qui mise sur le bien-être de ses employés!En tant quemployeur souscrivant aux principes déquité en emploi, Personnel Alter Ego valorise la diversité au sein de son personnel, et vise à maintenir une juste représentation de tous les groupes. Les candidats/es qui postulent doivent avoir le droit de travailler au Canada.