Job Description
Réception : Répondre aux demandes de renseignements présentées par téléphone, en personne ou par voie électronique ou acheminer ces demandes à la personne compétente Traiter le courrier reçu et sortant, par la poste, par transporteur ou par voie électronique; Être responsable du système téléphonique – Mise à jour du bottin interne, des numéros de poste, etc. Préparer les demandes de permis spéciaux de circulation Supporter les membres de l’équipe dans l’utilisation du système téléphonique (formation, dépannage, etc.) Tenir l'inventaire des fournitures de bureau, commander des fournitures au besoin Créer le dossier final pour les unités-Rassemblement de tous les documents, des clés, etc.) Préparer, modifier et tenir à jour les différents documents corporatifs, politiques, procédures, etc. Support au service de comptabilité : Faire le suivi des encaissements quotidiennement Vérifier et valider les paiements des fournisseurs Contrôler les approbations des bons d’achats et faire le suivi Avoir la responsabilité de la création et de la mise à jour des clients et fournisseurs dans le logiciel interne S’assurer du contrôle des payables et recevables Facturer certains items-vente de matériaux, etc. Gérer les bons de réception avec les bons d’achats Soutenir ses collègues dans l’entrée de factures afin d’être à jour dans toutes les entreprises Gérer l’outil documentaire et validation Soutenir l'équipe dans différents rapports de gestion Autres tâches RG : Souligner, sur les réseaux sociaux et à l’interne, les différents anniversaires des membres de l’équipe Être responsable des communications sur les réseaux sociaux et à l’interne de façon à maintenir une communication adéquate Gérer les différentes interfaces web des entreprises Organiser, avec le support de la direction, les différents événements liés à l’entreprise Maîtriser la Suite Office : Word, Excel, Outlook ; · Maîtriser le français(oral et écrit) - l'anglais serait un atout; · Aimer entretenir une bonne relation de confiance avec les clients et les fournisseurs et répondre à leursbesoins ; · Avoir une bonne capacité d’apprentissage, être polyvalente et avoir un bon sens del'organisation ; · Serait un atout : avoir des aptitudes en graphiste ou montages publicitaires.