Job Description
DLA Piper is a global law firm with lawyers located in more than 40 countries throughout the Americas, Europe, the Middle East, Africa and Asia Pacific, positioning us to help companies with their legal needs around the world. Our mission is to be the leading global business law firm. DLA Piper (Canada) LLP is one of Canada’s leading law firms with a team of innovative, proactive and dedicated lawyers, administrative and support staff who serve our clients in Canada and around the world. As one of British Columbia’s Top Employers from 2007 to 2023, we offer competitive salaries and benefits including a generous, top-rated employee pension plan.If you are talented in providing unprecedented service, are enthusiastic and a team player, we are looking for you. We are currently looking for a Human Resources Assistant to join our Human Resources team and invite you to review the job description.This position may be located in any of our Canadian offices.Responsibilities and DutiesGeneral Human Resources OperationsAdminister the workflow for onboarding new hires nationallyEnsure the accurate data entry of records in our HRIS system for all people changes including new hires, transfers, promotions and departuresFollow established protocols and processes to administer and communicate staffing changes and updatesPrepare new hire packages and track completed documentationPrepare letters relating to employmentUtilize various systems to track work and ensure requests are attended to on a timely basisAssist with internal event planning such as Administrative Professionals’ Week, professional development events, summer staff events, etc., including researching, planning and executing eventsMaintain digital HR filingUpdate and follow the department’s bring-forward system to ensure regular reporting and maintenance tasks are attended toOther duties as requiredPayroll and BenefitsDetermine eligibility and subsequent enrollment in the various benefit programs offered by the firmPerform data entry of enrollment information, changes, and terminations as they relate to payroll and benefitsRespond to telephone and email inquiries from employees relating to their payroll or benefitsCertify student enrollments for continued eligibility in the benefit programs Other duties as requiredQualifications and SkillsAbility to conduct all duties in French as well as English strongly preferred At least 1 year of experience in an administrative position, with law firm or professional services firm experience being an assetKnowledge of and demonstrated interest in human resources, payroll and benefits matters is an asset (e.g. pursuing CHRP; relevant work experience)Demonstrates an understanding of and respect for the critical importance of maintaining privacy and confidentiality of business, employee and client informationStrong technical ability, including a high level of skill in Microsoft Office and the interest and ability to learn new programs such as our HRIS and various internally developed HR applicationsExcellent organizational skills and time management abilitiesDedicated to providing high quality service to multiple clients that exceeds expectations in a high paced environmentExcellent communication skills (both written and verbal) and interpersonal skills, with the ability to listen effectively, respond appropriately, and maintain a mutual comfort level while relating professionally to a diverse group of individualsAble to remain productive within time-sensitive and fast-paced environmentProven problem solving skills with the ability to visualize and deliver creative solutionsComfortable operating, adapting and growing skills in a constantly evolving and changing business environmentAbility to multitask, establish priorities, work independently, and proceed with objectives under minimal supervisionDemonstrates a commitment to supporting a diverse, equitable and inclusive professional environmentAbility to conduct all duties in English is essential. This is due to the cross-Canada and international nature of DLA Piper and the fact that the vast majority of the employees being served by this position are located in Canadian provinces other than Quebec and only read and speak English.Adjoint(e) bilingue aux ressources humainesDLA Piper est un cabinet d’avocats international présent dans plus de 40 pays à travers lAmérique du Nord, lAmérique latine, lAsie Pacifique, lEurope, le Moyen-Orient et l’Afrique. DLA Piper simpose comme un partenaire de premier plan pour accompagner les entreprises partout dans le monde. Notre mission est dêtre le leader parmi les cabinets davocats daffaires internationaux. DLA Piper (Canada) LLP est l’un des principaux cabinets d’avocats au Canada, avec une équipe d’avocats, de personnel de soutien et d’assistants novateurs, proactifs et dédiés, qui servent nos clients au Canada et dans le monde. En tant que l’un des meilleurs employeurs de la Colombie-Britannique de 2007 à 2023, nous offrons des salaires et des avantages concurrentiels, y compris un régime de retraite généreux.Si vous êtes doué pour fournir un service sans précédent, êtes enthousiaste et un joueur d’équipe, nous sommes à votre recherche. Nous sommes actuellement à la recherche d’un adjoint aux ressources humaines qui se joindra à notre équipe des ressources humaines et vous invitons à consulter la description du poste.Cette position peut être basée dans nimporte lequel de nos bureaux canadiens.Responsabilités et tâchesOpérations générales des ressources humainesAdministrer le flux de travail pour l’intégration des nouveaux employés à l’échelle nationaleAssurer la saisie précise des données dans notre système HRIS pour tous les changements de personnel, y compris les nouvelles embauches, les transferts, les promotions et les départsSuivre les protocoles et les processus établis pour administrer et communiquer les changements et les mises à jour de personnelPréparer les dossiers des nouveaux employés et faire le suivi des documents complétésPréparer des lettres relatives à lemploiUtiliser divers systèmes pour faire le suivi des tâches et s’assurer que les demandes sont traitées en temps utileAider à la planification interne d’événements tels que la Semaine des professionnels de l’administration, événements de développement professionnel, les activités estivales du personnel, etc., y compris la recherche, la planification et la réalisation d’événementsMaintenir l’archivage numérique des ressources humainesMettre à jour et suivre le système de rappel du département pour s’assurer que les rapports réguliers et les tâches de maintenance sont effectuésAutres tâches requisesService de la paie et avantages sociauxDéterminer l’admissibilité et l’inscription subséquente aux divers programmes d’avantages sociaux offerts par le cabinetProcéder à la saisie des données sur les inscriptions, les changements et les cessations d’emploi en ce qui a trait à la paie et aux avantages sociauxRépondre aux demandes de renseignements par téléphone et par courriel des employés concernant leur paie ou leurs avantages sociauxCertifier les inscriptions des étudiants pour qu’ils puissent continuer à bénéficier des avantages sociauxAutres tâches requisesQualifications et compétencesLa capacité à exercer les fonctions en français ainsi quen anglais est fortement préféréeAu moins 1 an d’expérience dans un poste administratif, l’expérience dans un cabinet d’avocats ou de services professionnels étant un atout;La connaissance des ressources humaines, du service de la paie et des avantages sociaux et un intérêt manifesté à leur égard constituent un atout (p. ex., la poursuite du programme de perfectionnement des employés; expérience de travail pertinente);Fait preuve de compréhension et de respect à l’égard de l’importance de la protection des renseignements personnels et de la confidentialité des renseignements sur le cabinet, les employés et les clients;Solides compétences techniques, y compris un haut niveau de compétence à l’égard de Microsoft Office et un intérêt et la capacité d’apprendre de nouveaux programmes comme notre HRIS et diverses applications RH développées à l’interne;Excellentes compétences organisationnelles et capacités de gestion du temps;Dédié à fournir un service de grande qualité à de multiples clients qui dépasse les attentes dans un environnement où le rythme est élevé;D’excellentes habiletés en communication (écrite et verbale) et en relations interpersonnelles, ainsi que la capacité d’écouter efficacement, de réagir de façon appropriée et de maintenir un niveau de confort mutuel tout en ayant des relations professionnelles avec un groupe diversifié de personnes;Être capable de demeurer productif dans un environnement où le temps est critique et où le rythme est rapide;Des compétences éprouvées en résolution de problèmes et la capacité de visualiser et de proposer des solutions créatives;De bonnes compétences en matière d’exploitation, d’adaptation et de croissance dans un environnement d’affaires en constante évolution;Capacité de mener plusieurs tâches à la fois, d’établir des priorités, de travailler de façon autonome et d’atteindre des objectifs sous une supervision minimale;Démontre son engagement à soutenir un environnement professionnel diversifié, équitable et inclusif;La capacité daccomplir toutes les tâches en anglais est essentielle. Ceci est dû à la nature pancanadienne et internationale de DLA Piper et au fait que la grande majorité des employés desservis par ce poste sont situés dans des provinces canadiennes autres que le Québec et ne lisent et ne parlent que langlais.Please apply here:https://workforcenow.adp.com/mascsr/default/mdf/recruitment/recruitment.html?cid=19e24c86-3c62-423b-9c3b-861d674aef5c&ccId=19000101000001&lang=enCA