Job Description
Description du poste : Le Centre intégré de santé et de services sociaux de la Montérégie-Centre (CISSSMC) a une vision fortement axée sur l’humanisation des soins et des services. Tous évoluent dans un écosystème qui aspire à être bienveillant, digne de confiance et accessible. Les usagers et leurs proches demeurent au cœur des priorités. Le CISSSMC, c’est une organisation qui sait viser juste pour atteindre ses objectifs et créer des conditions gagnantes pour l’épanouissement de ses 13 000 employés et 800 médecins. Située au cœur de la Rive-Sud de Montréal, notre organisation regroupe plus d’une quarantaine d’installations, dont l’Hôpital Charles-Le Moyne, l'Hôpital du Haut-Richelieu, l’Institut Nazareth et Louis-Braille plusieurs CHSLD et CLSC, une maison des aînés, des GMF-U, une maison de naissance, des centres de néphrologie, etc. Le CISSSMC chapeaute plusieurs mandats régionaux en plus d’être un milieu d’apprentissage diversifié pour les étudiants de niveau universitaire, collégial et professionnel. Notre organisation est reconnue pour son affiliation universitaire avec l’Université de Sherbrooke et son lien d’affiliation avec l’Université de Montréal ainsi que pour ses deux centres de recherche réputés. Si notre vision vous va DROIT AU COEUR, nous avons l’emploi pour vous. Nous avons un remplacement d'un an comme archiviste médical à offrir au CLSC Samuel de Champlain à temps complet de jour. LIBELLÉ DU TITRE D'EMPLOI Personne qui assume les responsabilités relatives à la gestion des dossiers, à la mise en code des éléments des dossiers, à l’analyse quantitative et qualitative des dossiers, à l’application de la politique de divulgation des informations inscrites au dossier. Assume la recherche, collige, analyse et interprète les données statistiques. Elle collabore avec l’équipe professionnelle, à l’enseignement et à l’évaluation par critères objectifs des dossiers. SOMMAIRE DE LA FONCTION Sous la responsabilité du chef de service, personne qui traite les demandes d’accès au dossier de l’usager et s’assure de l’application du cadre normatif en CLSC et de la qualité des données. Participe également à des comités de différents programmes. Secteur d’activités : Archives médicales CLSC DESCRIPTION DES FONCTIONS Les tâches de l’archiviste médical(e) en CLSC se déclinent en 4 volets : VOLET ACCÈS À L’INFORMATION : · Traiter et répondre aux demandes d’accès au dossier de l’usager · Appliquer la tarification en vigueur pour les copies de dossiers · Répondre aux questions relatives aux lois régissant le dossier de l’usager ainsi que sur la tenue de dossier · Assister l’usager qui demande l’accès à son dossier · Préparer le dossier pour la Cour et assurer le support aux intervenants qui s’y présentent VOLET CADRE NORMATIF : · Assurer la formation des intervenants à l’applicatif I-CLSC et au cadre normatif à l’aide d’outils de formation; · Assurer la transmission d’informations relatives au cadre normatif entre la répondante I-CLSC, les gestionnaires et les intervenants; · Assurer la mise à jour des nomenclatures du cadre normatif; · Assurer une mise à jour annuelle du cadre normatif I-CLSC auprès des intervenants en effectuant des rencontres d’équipe avec ceux-ci; · Assurer un support approprié en tout temps aux gestionnaires et aux intervenants à l’utilisation de l’applicatif I-CLSC et à l’application du cadre normatif; · Assurer la qualité des données en effectuant la validation périodique dans les délais établis; · Acheminer les demandes de corrections à l’intervenant concerné ou effectuer les corrections nécessaires selon les modalités convenues; · Assurer un suivi auprès des directions de programmes en lien avec la qualité des données; · Produire des rapports sur demande pour répondre aux besoins d’informations de l’établissement ou du MSSS; VOLET PILOTE DES SYSTÈMES D’INFORMATION · Assurer la mise à jour et le pilotage dans différentes bases de données dont I-CLSC · Assurer le support aux utilisateurs des logiciels pour lesquels l’archiviste médical est pilote · Effectuer périodiquement la transmission des banques de données ICLSC à la RAMQ et des rapports pour la direction des finances dans les délais prévus · Produire des rapports périodiques de validation et autres rapports sur demande VOLET TÂCHES DIVERSES : · Procéder au traitement des demandes de changement de nom, dossier d’adoption · Effectuer la fusion des doublons · Assurer la mise à jour des formulaires dans l’ordre de classement · Participer à différents comités lorsque sa présence est requise LES AVANTAGES OFFERTS : - 4 semaines de vacances dès 1 année de service - Primes de soir, de nuit et de fin de semaine - Régime d’assurance collective - Régime de retraite - Programme d’aide aux employés N'attendez pas pour postuler, nous avons très hâte de vous rencontrer ! Exigences : Formation Obligatoire: Doit détenir un diplôme de fin d'études collégiales en techniques d'archives médicales ou un diplôme d'archiviste médical d'une école reconnue par le ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport ou un diplôme reconnu par l'Association québécoise des archivistes médicales ou par le collège des archivistes médicaux du Canada (Association des archivistes médicales du Canada). Connaissances spécifiques recherchées: I-CLSC et cadre normatif. Connaissance des lois reliées à la confidentialité et à l’accès à l’information Compétences relationnelles et organisationnelles recherchées: -Respecte le code d’éthique en vigueur dans l’établissement. -Accueille avec courtoisie toute personne se présentant à lui. -Fait preuve de discrétion et observe le secret professionnel et la confidentialité des dossiers. -Fait preuve de diplomatie dans ses rapports avec les divers intervenants. -Rapporte ses erreurs et ses oublis à la personne concernée, afin d’éviter toute conséquence fâcheuse. -Affiche une apparence soignée et un langage approprié. -Démontre un esprit d’équipe avec tout le personnel du service et favorise l'interdisciplinarité. -Démontre un enthousiasme dans la réalisation de ses activités. -Transmet la communication de ses activités au supérieur immédiat et lui fait part des difficultés rencontrées. -Se montre ouvert à la critique constructive et applique les correctifs proposés par le supérieur immédiat. -Apporte des suggestions ou commentaires pouvant améliorer la qualité des activités du secteur. -Favorise un climat de travail harmonieux et crée une ambiance agréable au sein de son équipe. Compétences professionnelles recherchées: -Saisit toutes les occasions de parfaire ses connaissances. -Fait preuve d’initiative dans son travail. -Agit avec conscience, selon les actions qui lui sont autorisées. -Respecte les politiques et procédures établies. -Fait des suggestions en vue d’améliorer les politiques et procédures. -S’acquitte des tâches qui lui sont confiées et accepte d’aider les membres de son équipe, et ce, pour le bien-être de tous. -Fait preuve d’assiduité et de ponctualité au travail.