Job Description
Sommaire du posteL’Adjoint.e exécutif.ive apporte son aide et son soutien à toute l’équipe de la Fondation Douglas. Il.elle collabore à différents dossiers et nombreux projets en lien avec l’ensemble des équipes. Il.elle est responsable du bon fonctionnement du bureau, de l’administration en général et des besoins informatiques et veille à une saine gestion des opérations quotidiennes. Il.elle reçoit et traite les différentes requêtes provenant de l’interne et de l’externe et s’assure d’y répondre de façon autonome ou de les transférer aux personnes concernées. Il.elle accompagne la présidente et Cheffe de la direction dans différents dossiers liés au conseil d’administration et aux ressources humaines.Ambassadeur.ice de la Fondation Douglas, il.elle joue un rôle clé au sein de l’organisation. L’Adjoint.e exécutif.ive assure le lien entre la Fondation et les différents partenaires (RC, CIUSSS, McGill). Ce poste est fait partie intégrante des activités quotidiennes de la Fondation Douglas et nécessite une capacité d’adaptions afin de répondre à l’évolution constante des besoins internes et externes de l’organisation. Il.elle veille à entretenir des relations courtoises et professionnelles avec toutes les personnes de l’externe et les membres de l’équipe interne.L’Adjoint.e exécutif.ive s’assure de faire vivre à travers ses actions et dans son travail les principes suivants : honnêteté, confidentialité, respect, équité et égalité.Principales responsabilitésSoutien à la Présidente et cheffe de la directionAssister la Présidente et cheffe de la direction, notamment en gérant l'agenda et en coordonnant diverses réunionsAider à la coordination et à la préparation des réunions du conseil d'administration (documentation, correspondance, déjeuners-conférences, etc.)Toute autre tâche connexeAdministrationAssurer le lien et être la personne ressource entre la Fondation et les différents partenaires (RC, CIUSSS, McGill)Gérer le système de classement (dossiers physiques et numériques) de la FondationCommander et gérer les fournitures de bureau.Toute autre tâche connexeRessources humainesSoutenir les membres de l’équipe pour tout ce qui touche les questions ou besoins en ressources humainesEffectuer la mise à jour du calendrier des vacances annuellesIntégrer avec succès les nouveaux employésVeiller à la mise à jour des politiques internes et veiller à ce qu’elles soient partagées avec les membres de l’équipeOrganiser des réunions internes, y compris des événements d'équipe tels que les fêtes de fin d'annéeToute autre tâche connexeTravail d’équipeAppuyer au besoin les membres de l’équipe pour différents projets spéciauxCollaborer, soutenir et entretenir des relations positives et des communications fluides avec les différentes équipes à l’interneFormation et expérienceDiplôme d’études collégiales en bureautique, en administration ou toute autre combinaison d’études et d’expériences pertinentes au posteMinimum de 1 à 3 années d’expérience dans un poste similaireCompétencesMaîtrise de l’anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’écritMaîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Acrobat, etc.)Maitrise d’Office 360Bonnes connaissances informatiquesCapacités démontrées à planifier et organiser différents projetsAttitude recherchéeRigueur, minutie et souci du détailFaire preuve de tact, de diplomatie et de confidentialitéSens des responsabilitésCommunication fluide et professionnellePolyvalence et flexibilitéGrand sens de l’organisationAutonomie et initiativeGrandes capacités à travailler en équipeSouci de la qualité du service à la clientèle et habileté pour ce qui est des relations interpersonnelles avec divers intervenantsCaractéristiques du postePermanent à temps complet35h semaineLe poste permet le travail hybrideAssurance collective________________________________________________________Position SummaryThe Executive Assistant provides assistance and support to the entire Douglas Foundation team. They collaborate on various files and numerous projects related to all teams. They are responsible for the smooth running of the office, general administration, and IT needs, ensuring the sound management of daily operations. They receive and handle various requests from internal and external sources, ensuring autonomous responses or transferring them to the relevant persons. They assist the President and CEO in various matters related to the Board of Directors and human resources.As an ambassador of the Douglas Foundation, they play a key role within the organization. The Executive Assistant ensures the link between the Foundation and various partners (RC, CIUSSS, McGill). This position is an integral part of the daily activities of the Douglas Foundation and requires adaptability to meet the constantly evolving internal and external needs of the organization. They maintain courteous and professional relationships with all external parties and internal team members.The Executive Assistant ensures that the following principles are reflected in their actions and work: honesty, confidentiality, respect, fairness, and equality.Key ResponsibilitiesSupport to the President and CEOAssist the President and CEO, particularly by managing schedules and coordinating various meetings.Assist in coordinating and preparing Board of Directors meetings (documentation, correspondence, luncheons, etc.).Any other related tasks.AdministrationEnsure the link and act as the resource person between the Foundation and various partners (RC, CIUSSS, McGill).Manage the Foundation's filing system (physical and digital files).Order and manage office supplies.Any other related tasks.Human ResourcesSupport team members regarding human resources questions or needs.Update the annual vacation calendar.Successfully onboard new employees.Ensure the updating of internal policies and their sharing with team members.Organize internal meetings, including team events such as year-end parties.Any other related tasks.TeamworkSupport team members as needed for various special projects.Collaborate, support, and maintain positive relationships and smooth communication with different internal teams.Education and ExperienceCollege diploma in office administration or any other relevant combination of studies and experiences.Minimum of 1 to 3 years of experience in a similar position.SkillsProficiency in English and French, both oral and written.Mastery of Microsoft Office suite (Word, Excel, PowerPoint, Acrobat, etc.).Proficiency in Office 360.Good computer skills.Demonstrated abilities to plan and organize various projects.Desired AttitudeRigor, precision, and attention to detail.Display tact, diplomacy, and confidentiality.Sense of responsibility.Fluent and professional communication.Versatility and flexibility.Strong organizational skills.Autonomy and initiative.Excellent team working abilities.Concern for quality customer service and interpersonal relationship skills with various stakeholders.Job CharacteristicsFull-time permanent position.35 hours per week.Hybrid work is allowed in this position.Group InsuranceType d'emploi : Temps plein, PermanentRémunération : 55 000,00$ à 60 000,00$ par anAvantages :Assurance DentaireAssurance VieÉvénements d'EntrepriseREER CollectifStationnement sur placeHoraires de travail :8 HeuresDu Lundi au VendrediCapacité à faire le trajet ou à déménager:Verdun, QC H4H 1R3: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)Langue:Bilingue (Obligatoire)Lieu du poste : Télétravail hybride à Verdun, QC H4H 1R3Date limite de candidature : 2024-05-24Date de début prévue : 2024-06-03