Job Description
Adjoint à la haute direction
Type d'emploi:Permanent
Type de poste :Temps plein
Horaire : Du lundi au vendredi de 8h30 à 17h00
SOMMAIRE DU POSTE
Le titulaire du poste joue un rôle clé dans la gestion administrative et organisationnelle à haut niveau dans l'entreprise. Il est responsable de fournir un soutien à la Haute Direction dans leurs tâches quotidiennes, contribuant ainsi à l’efficacité opérationnelle du cabinet. Il est également responsable du dossier de l’Autorité des marchés financiers (AMF) pour l’entreprise. Il s'agit d'un poste en présentiel (5 jours), à la succursale de Montréal.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Offre un soutien administratif à la Haute Direction;
- Aide à la planification de réunions, en veillant à la disponibilité de toutes les parties prenantes, la réservation de salles, la préparation de l’ordre du jour et tout autre matériel nécessaire;
- Conçoit des présentations visuelles attrayantes pour les réunions internes et externes en assurant que tous les points de discussion sont clairement et efficacement représentés;
- Prends les notes lors des réunions et rédige des comptes-rendus précis et détaillés pour acheminer aux participants;
- Rédige et diffuse les communiqués du Président auprès des employés;
- Collabore avec la haute direction pour la rédaction et la correction de diverses correspondances destinées aux employés de la compagnie ;
- Responsable des renouvellements et suivi des permis et des certificats de responsabilité civile du cabinet auprès des différents organismes (AMF, RIBO, etc.);
- Renouvelle l’adhésion au RCCAQ et à l’Institut d’assurance;
- Assiste dans la préparation des rapports et les présentations pour le conseil d’administration;
- Produit et met à jour les organigrammes selon les indications de la Haute Direction;
- Appuie le Marketing pour la rédaction et la correction de publications destinées au public;
- Produit différentes lettres pour la Paie et le Capital humain;
- Reçoit et diffuse les rapports mensuels des résultats ESSOR, selon les 3 lignes d’affaires;
- Aide le Marketing et le Capital humain dans la préparation d’événements d'entreprise, ce qui peut inclure la recherche, la planification et la mise en œuvre;
- S’occupe du programme de reconnaissance pour les employés;
- Coordonne la réservation des salles de conférence à Montréal;
- Met à jour la liste téléphonique et répertoires d’adresses;
- Toutes autres tâches connexes.
Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ESSOR.
Votre candidature sera analysée avec soin. Toutefois, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.
- D.E.C. en techniques administratives ou bureautique ou l’équivalent ;
- Minimum de 5 ans d’expérience dans des fonctions similaires, dont 2 ans à titre d’Adjointe de direction ou expérience pertinente ;
- Avoir une bonne maîtrise des principaux outils de bureautique (Suite Microsoft Office);
- Faire preuve de diplomatie, d’un haut niveau de confidentialité et d’intégrité;
- Être autonomie et démontrer de l’initiative et d’excellentes habiletés d’organisation et de planification;
- Avoir une bonne capacité d’analyse, de gestion des priorités et de respect des échéanciers;
- Être en mesure de travailler sous pression;
- Posséder d’excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles et le travail d’équipe;
- Avoir d’excellentes aptitudes pour les communications orales et écrites;
- Bilinguisme (français et anglais, parlé et écrit) essentiel.
Note : dans ce document, le genre masculin est utilisé comme générique, dans le seul but de ne pas alourdir le texte.